Como organizar a lista de convidados do casamento

Combinem critérios antes dos nomes

Conversem sobre o tamanho da celebração e quais relações querem priorizar. Definam uma regra consistente para acompanhantes, crianças e convites de famílias. Quando houver sugestões de outras pessoas, mantenham a decisão e os limites claros entre vocês.

Não existe um número certo para todo casal. A lista precisa caber na celebração que vocês podem e querem realizar.

Contem pessoas, não apenas convites

Um convite de família pode representar várias pessoas. Registrem cada pessoa prevista ou uma quantidade explícita para acompanhantes ainda não identificados; substituam essa previsão pelo nome quando for confirmado, sem somar duas vezes.

• Uma pessoa convidada e um acompanhante representam duas pessoas na previsão.
• Anotem crianças e confiram com o espaço e o buffet como são contadas e cobradas.
• Um acompanhante em aberto não é uma presença confirmada.
• Evitem duplicar alguém que aparece em mais de um grupo familiar.

Cruzem a lista com espaço e orçamento

Confirmem a capacidade e a configuração do espaço, além de acessibilidade, lugares sentados e regras do contrato. Perguntem se a capacidade informada inclui equipe e fornecedores. Para os custos, separem o que varia por pessoa do que permanece fixo.

Se o número aumentar, revisem os itens variáveis e a capacidade antes de ampliar os convites. Um cálculo por pessoa não substitui a proposta completa: pode haver quantidade mínima e serviços cobrados à parte.

Separem estimativa, convite e confirmação

Mantenham visível quem está apenas na primeira lista, quem já recebeu convite e quem confirmou ou recusou. Não tratem ausência de resposta como confirmação. Combinem uma data de retorno que permita enviar o número final aos fornecedores dentro do prazo contratado.

• Estimativa: quantas pessoas vocês estão considerando.
• Convite: quem foi efetivamente convidado.
• Confirmação: quem respondeu que vai ou não vai.

Revisem e compartilhem só o necessário

Revisem nomes, duplicidades, acompanhantes e pendências juntos. Guardem a lista de forma organizada e compartilhem apenas os dados necessários com quem ajuda na organização. Informações sensíveis, como necessidades alimentares, merecem cuidado e acesso restrito.

Antes de fechar o número, confiram os prazos e regras de ajuste com o espaço e o buffet. A contagem final deve corresponder às pessoas esperadas, não ao número de envelopes.